Maandag 7 januari, de kerstvakantie is voorbij en Sandra heeft inmiddels haar mailbox kunnen doornemen. Veel mailtjes over het belangrijkste evenement van dit jaar. Een dance-event met landelijke uitstraling komt dit jaar naar haar gemeente. Een mooie kans voor de gemeente, maar het brengt ook veel geregel met zich mee.

Ruim 50.000 bezoekers verwacht

Eind november ontving ze de aanvraag voor de evenementenvergunning. Een muziekfestival voor een breed publiek, van Hollandse hits tot een dj uit de top van de wereld. Ongeveer 20 horeca stands en de toegangskaarten slechts 5 euro. De organisatie gaat uit van 50.000 bezoekers. 

Sandra is al heel wat jaren werkzaam op de afdeling vergunningverlening, maar een evenement van deze grootte is nog niet eerder voorbijgekomen. Samen met een collega heeft ze een plan van aanpak opgesteld om de vergunningverlening en organisatie van veiligheid en gezondheid voor dit evenement zo goed mogelijk te laten verlopen. Ze heeft de organisator, alle hulpdiensten en overige noodzakelijke partijen uitgenodigd voor een speciaal evenementenoverleg half januari.

‘Pas als alle draaiboeken klaar zijn, de EHBO-posten zijn ingericht en hulpdiensten stand-by staan, kan het feest echt beginnen. Daar gaat heel wat geregel en organisatie aan vooraf.’

Zo veel waar aan gedacht moet worden

Het evenementenoverleg begint over een half uur. Sandra bereid het overleg samen met collega Henk voor. “Er zijn geen afmeldingen, dus we kunnen in één keer iedereen bijpraten en vragen de belangrijkste aandachtspunten te benoemen”, merkt Henk op. 

De vergadering verloopt voorspoedig. Vanuit de hulpdiensten komen vragen over bereikbaarheid en grootte van het evenemententerrein. De GHOR geeft globaal aan hoeveel EHBO-posten nodig zijn, wat de eisen aan toiletvoorzieningen zijn en welke extra adviezen gegeven kunnen worden afhankelijk van de weersomstandigheden. “Op basis van de detailgegevens van het evenemententerrein geven wij binnen 3 weken schriftelijk een uitgebreid advies.” De evenementenadviseur van de GHOR moet voor de inhoud van het advies in overleg met onder andere de GGD en ambulancedienst. 
Jongeman

“Wat een fantastisch feest! Gave optredens, lekker eten, voldoende water en gelukkig ook geen lange wachtrijen bij de toiletten. Top organisatie!” 

Ronny, festivalbezoeker
 
Een mooi evenement om op terug te kijken
Op de avond voor het festival vindt het eerste veiligheidsoverleg plaats. De organisatie, gemeente en hulpdiensten bespreken de situatie in de stad en rond het evenemententerrein. Het is nog rustig en alle voorbereidingen zijn gedaan. Drie dagen geleden zijn nog extra watertapppunten geregeld i.v.m. het warme weer, maar ook die staan op hun plek.
De volgende dag wordt het al vroeg steeds drukker in de stad. Het evenement begint om 10.00 uur, maar al om acht uur zijn de eerste bezoekers gespot. Zij willen vast niet in de rij voor de toegangspoortjes staan. 
Het is erg druk, en er hangt een een gezellige sfeer. De bezoekers genieten volop.

Kerncijfers

49300
bezoekers
Een uur na sluiting van het evenement is het laatste overleg met alle diensten. Iedereen is tevreden over het verloop van de dag. Sandra is blij dat door op tijd met alle partijen aan tafel te gaan zitten en ook de organisatie erbij te betrekken dit evenement zo’n succes is geworden. Ze gaat met een trots en zeer voldaan gevoel naar huis.